AGB und Leistungsbeschreibung

Teil A — Allgemeine Geschäftsbedingungen (Stand 2026-09-20)

1. Geltungsbereich, Vertragspartner

(1) Diese AGB gelten für die Überlassung der Praxisverwaltungs- Software PraxiFun als Cloud-Dienst (SaaS) durch PraxiFun — Inhaber: Heinz W. Richter, Lessingstr. 47, 14482 Potsdam („Anbieter") an Unternehmer, insbesondere Heilpraktiker-Praxen („Kunde"). Verbrauchern wird die Leistung nicht angeboten.

(2) Abweichende Bedingungen des Kunden gelten nicht.

2. Vertragsgegenstand

(1) Gegenstand des Vertrags ist ein Servicevertrag: Der Anbieter betreibt die Software, entwickelt sie weiter und leistet Support; das Nutzungsrecht an PraxiFun ist darin eingeschlossen und wird nicht gesondert vergütet. Funktionsumfang: Teil B (Leistungsbeschreibung) in der bei Vertragsschluss gültigen Fassung.

(2) Der Quellcode wird nicht überlassen; der Kunde erhält für die Laufzeit des Servicevertrags ein einfaches, nicht übertragbares Nutzungsrecht an der jeweils aktuellen Version. Eine Auslieferung von Software findet nicht statt; die Nutzung erfolgt ausschließlich über die vom Anbieter betriebene Plattform. Mit Ende des Servicevertrags endet das Nutzungsrecht.

(3) Der Vertrag ist insgesamt entgeltlich. Das unentgeltliche Nutzungsrecht ist unselbständiger Teil der entgeltlichen Serviceleistung und begründet keine Schenkung.

3. Demo, Demo-System und Schulung

(1) Eine offene, jederzeit zugängliche Testphase zur eigenständigen Erprobung wird nicht angeboten. Ein befristeter Zugang zu einem Demo-System kann nach Maßgabe der Absätze 3 und 4 eingeräumt werden.

(2) Demo. Der Anbieter zeigt die Software auf Anfrage in einer kostenlosen Sitzung von etwa 30 Minuten. Die Sitzung findet nach Terminvereinbarung per Bildschirmübertragung statt und begründet keinen Anspruch auf Vertragsschluss. Es werden keine echten Patientendaten verarbeitet; gezeigt wird ausschließlich ein Demo-Mandant mit Beispieldaten, ein Auftragsverarbeitungsvertrag ist dafür nicht erforderlich.

(3) Demo-System. Nach der Demo nach Absatz 2 kann der Anbieter dem Interessenten auf Wunsch einen zeitlich befristeten und personengebundenen Zugang zu einem Demo-System einräumen; ein Anspruch darauf besteht nicht. Die Bereitstellung erfolgt unentgeltlich und ohne jegliche Gewähr. Die Verfügbarkeitszusage nach § 8 und die Reaktionszeiten nach § 9 gelten für das Demo-System nicht. Der Anbieter darf es jederzeit und ohne Vorankündigung abschalten, unterbrechen, zurücksetzen sowie seinen Funktionsumfang ändern oder einschränken; das Demo-System dient auch der Erprobung neuer Funktionen, weshalb Fehlfunktionen und der Verlust dort erfasster Inhalte möglich sind und keinen Mangel darstellen. Der Zugang endet mit Ablauf der Frist, ohne dass es einer Kündigung bedarf; die Anmeldung erfordert eine Zwei-Faktor-Authentifizierung. Er begründet keinen Anspruch auf Vertragsschluss und keine Zusicherung von Eigenschaften der Produktivumgebung.

(4) Daten im Demo-System. Es dürfen ausschließlich frei erfundene Demodaten eingegeben werden. Die Verarbeitung echter Patienten- oder Klientendaten im Demo-System ist untersagt. Ein Auftragsverarbeitungsvertrag wird dafür nicht geschlossen und ist bei bestimmungsgemäßer Nutzung auch nicht erforderlich; bei einem Verstoß ist der Anbieter berechtigt, den Zugang sofort zu sperren und die betroffenen Inhalte zu löschen. Im Demo-System erfasste Inhalte werden nach Ablauf des Zugangs gelöscht; ein Anspruch auf Herausgabe oder auf Übernahme in einen späteren Produktivmandanten besteht nicht.

(5) Schulung. Auf Anfrage schult der Anbieter den Kunden in einer Online-Sitzung von drei Stunden in der Einrichtung und Bedienung der Software; die Vergütung richtet sich nach der Preisliste. Die Schulung kann auf Wunsch in zwei Termine geteilt werden; teilnehmen können bis zu drei Behandler der Praxis, weitere nach Vereinbarung. Sie findet im Mandanten des Kunden statt — ab diesem Zeitpunkt gilt der Auftragsverarbeitungsvertrag, sobald echte Patientendaten erfasst werden.

(6) Einrichtung und Einweisung. Vor dem Produktivstart führt der Anbieter eine einmalige, verpflichtende Einrichtung mit Einweisung durch: Anlage von Praxis, Nutzern und Stammdaten, auf Wunsch Übernahme vorhandener Patientenstammdaten, Einweisung per Video-Sitzung von etwa zwei Stunden mit Aufzeichnung sowie eine begleitete erste Betriebswoche. Die Vergütung richtet sich nach der Preisliste. Die Einrichtung ist nicht abwählbar; sie dient der Qualitätssicherung im Umgang mit Patientendaten.

(7) Termine sind bis 48 Stunden vorher kostenfrei absagbar oder verlegbar; danach gilt eine gebuchte Schulung als erbracht. Die zusätzliche Schulung nach Absatz 5 ist keine Voraussetzung für den Abschluss eines Servicevertrags.

4. Laufzeit, Verlängerung, Kündigung

(1) Der Servicevertrag hat eine Mindestlaufzeit von 12 Monaten ab Freischaltung und wird jährlich im Voraus vergütet. Er verlängert sich automatisch um jeweils weitere 12 Monate, sofern er nicht mit einer Frist von drei Monaten zum Laufzeitende gekündigt wird. Der Anbieter erinnert rechtzeitig (ca. 30 Tage) vor Ablauf der Kündigungsfrist an den bevorstehenden Verlängerungszeitpunkt.

(2) SMS-Kontingente sind von der Laufzeit unabhängig und werden gesondert gebucht (§ 5 Abs. 2).

(3) Das Recht zur außerordentlichen Kündigung bleibt unberührt.

5. Preise und Zahlung

(1) Es gilt die Preisliste bei Bestellung. Alle Preise verstehen sich inklusive 19 % Umsatzsteuer. Zahlung per Überweisung im Voraus (Vorkasse); der Zugang wird nach Zahlungseingang freigeschaltet.

(2) SMS-Pakete sind Prepaid-Kontingente ohne Verfall während der Vertragslaufzeit; nicht verbrauchte SMS verfallen mit Vertragsende. Eine Rückvergütung nicht verbrauchter Kontingente erfolgt nicht.

(3) Preisänderungen gelten nur für künftige Verlängerungen und werden mit einer Frist von drei Monaten zum Laufzeitende angekündigt. Der Kunde kann in diesem Fall zum Wirksamwerden der Änderung kündigen.

6. SMS-Terminerinnerungen

(1) Gegen Buchung eines SMS-Pakets versendet die Software auf Veranlassung des Kunden Terminerinnerungen per SMS an dessen Patienten. Der Versand erfolgt über einen Unterauftragsverarbeiter mit Sitz und Versandinfrastruktur in Deutschland (Anlage 2 des Auftragsverarbeitungsvertrags).

(2) Der Kunde ist Verantwortlicher im Sinne der DSGVO. Er hat vor dem Versand die Einwilligung der betroffenen Patienten einzuholen und zu dokumentieren (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO); die Software stellt dafür einen eigenen Einwilligungs-Typ je Patient bereit. Ein Widerruf ist vom Kunden unverzüglich in der Software zu hinterlegen.

(3) Die Erinnerungen enthalten ausschließlich Terminzeitpunkt und Absenderkennung der Praxis — keine Diagnose-, Behandlungs- oder sonstigen Gesundheitsdaten. Der Kunde darf die Nachrichtentexte nicht um solche Angaben ergänzen.

(4) SMS sind ein Dienst Dritter über öffentliche Mobilfunknetze. Der Anbieter schuldet die ordnungsgemäße Übergabe an den Versanddienstleister, nicht die Zustellung einer einzelnen Nachricht und nicht deren Zeitpunkt. Die Terminerinnerung ersetzt keine verbindliche Terminvereinbarung; Ausfälle im Mobilfunknetz begründen keine Haftung für versäumte Termine.

(5) Eine Nutzung für Werbung, Einladungen zu Aktionen oder sonstige Nachrichten ohne Terminbezug ist untersagt (§ 7 UWG). Bei Zuwiderhandlung kann der Anbieter den SMS-Versand sperren.

7. Pflichten des Kunden

(1) Zugangsdaten geheim halten. Die Software stellt eine Mehr-Faktor-Authentifizierung (MFA) für alle Nutzerkonten bereit; für deren Aktivierung und Nutzung ist der Kunde selbst verantwortlich. Zur Gewährleistung des Datenschutzes ist die MFA für sämtliche Nutzerkonten zu aktivieren, insbesondere für Administrator-Konten.

(2) Die Software nur im Rahmen des geltenden Rechts nutzen — insbesondere obliegen dem Kunden als Verantwortlichem die datenschutzrechtlichen Pflichten gegenüber seinen Patienten (Information, Einwilligungen; für die KI-Verarbeitung und für SMS-Terminerinnerungen nach Ziffer 6 stellt die Software je einen eigenen Einwilligungs-Typ bereit, den der Kunde einzuholen hat).

(3) Eigene Daten regelmäßig über die Exportfunktionen sichern steht dem Kunden frei; die Backup-Pflicht des Anbieters (Teil B) bleibt unberührt.

8. Verfügbarkeit und Wartung

(1) Zielverfügbarkeit: 99 % im Monatsmittel am Übergabepunkt Rechenzentrum, gemessen ohne geplante Wartungsfenster und ohne vom Anbieter nicht zu vertretende Störungen.

(2) Geplante Wartung erfolgt bevorzugt samstags 07:00–12:00 Uhr; längere Arbeiten werden vorab angekündigt.

9. Support

Support per E-Mail an support@praxifun.de (primär) sowie telefonischer Rückruf nach Terminvereinbarung. Supportzeiten: Montag bis Freitag, 10:00–16:00 Uhr, außer an bundeseinheitlichen Feiertagen. Reaktionszeiten: Teil B §4. Kein 24/7-Support, keine garantierten Lösungszeiten.

Längere Abwesenheiten des Anbieters werden mindestens zwei Wochen vorher in der Anwendung angezeigt; die Erreichbarkeit für Totalausfälle bleibt davon unberührt.

10. Datenschutz

Die Verarbeitung personenbezogener Daten im Auftrag des Kunden regelt der Auftragsverarbeitungsvertrag (Anlage, abrufbar unter /avv); er ist Bestandteil dieses Vertrags.

11. Haftung

(1) Unbeschränkt bei Vorsatz, grober Fahrlässigkeit, Verletzung von Leben/Körper/Gesundheit und nach ProdHaftG.

(2) Bei einfacher Fahrlässigkeit nur für die Verletzung wesentlicher Vertragspflichten (Kardinalpflichten), begrenzt auf den vertragstypischen, vorhersehbaren Schaden, insgesamt begrenzt auf die Jahresvergütung des betroffenen Vertragsjahres.

(3) Verschuldensunabhängige Haftung nach § 536a BGB ist ausgeschlossen. Die fachliche Verantwortung für Behandlung, Dokumentationsinhalte und Abrechnung liegt beim Kunden; KI-Vorschläge sind unverbindliche Entwürfe und werden erst durch Übernahme durch den Kunden Teil der Dokumentation.

12. Vertragsende

Mit Vertragsende wird der Zugang deaktiviert. Der Kunde kann seine Daten bis Vertragsende exportieren; auf Wunsch stellt der Anbieter innerhalb von 30 Tagen nach Vertragsende einmalig einen Gesamtexport bereit. Löschung: AVV §11.

13. Schlussbestimmungen

Änderungen dieser AGB für Bestandsverträge nur mit Zustimmung des Kunden bzw. zur nächsten Verlängerung. Deutsches Recht; Gerichtsstand Potsdam, soweit der Kunde Kaufmann ist (§ 38 ZPO); salvatorische Klausel.

Teil B — Leistungsbeschreibung (Stand 2026-09-10)

1. Leistungsumfang des Servicevertrags

Der Servicevertrag ist in zwei Ausprägungen erhältlich: Heilpraktiker (Abrechnung nach GebüH/GOÄ/BBhV) und Psychotherapie (Abrechnung nach GOÄ mit amtlichem Katalog, Privatliquidation und Kostenerstattung). Er gilt je Praxis für bis zu drei Behandler; maßgeblich ist die Zahl der aktiven Nutzerkonten mit der Rolle „Behandler". Konten anderer Rollen — etwa Rezeption oder Praxismanagement — zählen nicht mit und sind ohne Aufpreis enthalten. Für größere Praxen bietet der Anbieter einen erweiterten Servicevertrag zu individuell vereinbarten Konditionen an.

Der Servicevertrag enthält alle Funktionen der Software ohne Einschränkung. Einzige Ausnahme ist der SMS-Versand, der ein gesondert gebuchtes Kontingent voraussetzt (§ 2); ohne Kontingent sind alle übrigen Funktionen uneingeschränkt nutzbar. Enthalten sind: Patientenverwaltung (verschlüsselte Stammdaten), Behandlungsbuch mit ICD-10-/GebüH-/GOÄ-Unterstützung, Terminkalender (mehrbehandlerfähig, Serien, Erinnerungen per E-Mail), Abrechnung aus Behandlungen mit GebüH-/BBhV-Katalogen, Rechnungs-PDF mit eigenem Briefkopf, Mahnwesen, GoBD-konforme Rechnungsnummern und Festschreibung, Rollen- und Rechteverwaltung, Zwei-Faktor-Login, revisionssicheres Audit-Protokoll, DSGVO-Auskunftsexport, Praxis-Branding, In-App-Handbuch, Diktat über die Gerätetastatur des Endgeräts, öffentliches Online-Buchungsportal mit Arbeitszeiten- und Slot-Verwaltung, Vorlagenverwaltung für wiederkehrende Dokumentation, Auswertungs-Dashboard mit CSV-Export sowie read-only CalDAV-/ICS-Abo der Praxistermine.

2. SMS-Kontingent (einzige zubuchbare Position)

SMS werden gesondert gebucht, weil jede Nachricht Kosten beim Versanddienstleister auslöst. Verbrauchte SMS werden vom Kontingent abgezogen; ist es aufgebraucht, pausiert der SMS-Versand, bis ein neues Paket gebucht wird — alle übrigen Funktionen laufen weiter. Nicht verbrauchte SMS verfallen während der Vertragslaufzeit nicht. Ein automatischer Nachkauf findet nicht statt.

Die KI-Unterstützung ist seit 08/2026 im Servicevertrag enthalten und keine gesondert zu vergütende Option mehr. Zum Schutz vor missbräuchlicher Nutzung gilt ein Fair-Use-Rahmen von 1.000 Aufrufen je Praxis und Monat; eine Erhöhung ist auf Anfrage möglich.

Kontingent-Überschreitung führt zur Ablehnung weiterer Aufrufe im laufenden Monat (Hinweis in der Anwendung); Erhöhung auf Anfrage.

3. Betrieb und Datensicherung

Hosting in Deutschland (Hetzner). Tägliche verschlüsselte Backups, Aufbewahrung 30 Tage (zusätzlich stündliche Sicherungen auf dem Standby-System, Aufbewahrung 14 Tage), Wiederherstellung je Praxis möglich. Täglicher automatisierter System-Healthcheck. Sicherheitsupdates laufend.

4. Support-Reaktionszeiten

Eine Eingangsbestätigung erfolgt innerhalb eines Werktags. Störungen, die den Praxisbetrieb verhindern, werden vorrangig bearbeitet; feste Lösungszeiten werden nicht zugesagt.