GebüH-Abrechnung: die 7 häufigsten Fehler

Die Abrechnung nach dem Gebührenverzeichnis für Heilpraktiker (GebüH) ist Alltag in jeder Praxis — und trotzdem eine der häufigsten Quellen für Rückfragen von Patienten, Beihilfestellen und privaten Versicherern. Die gute Nachricht: Fast alle Beanstandungen gehen auf eine Handvoll wiederkehrender Fehler zurück. Hier sind die sieben häufigsten — und wie Sie sie vermeiden.

1. Unspezifische oder fehlende Leistungsbeschreibung

Eine Rechnung mit nackten Ziffern ohne den zugehörigen Leistungstext wird von Kostenträgern regelmäßig zurückgewiesen. Jede Position braucht die amtliche Leistungsbeschreibung der GebüH-Ziffer — nicht eine freie Umschreibung. Wer die Texte bei jeder Rechnung von Hand einträgt, macht früher oder später Übertragungsfehler; eine Software mit hinterlegtem GebüH-Katalog übernimmt den amtlichen Text automatisch als Snapshot in die Rechnungsposition.

2. Ziffern, die nicht zur dokumentierten Behandlung passen

Beihilfestellen gleichen Rechnungen zunehmend mit der eingereichten Diagnose ab. Wird Ziffer 21.1 (Akupunktur) abgerechnet, die Behandlungsdokumentation nennt aber ausschließlich ein Beratungsgespräch, ist die Rückfrage programmiert. Abrechnung und Behandlungsdokumentation gehören zusammen — idealerweise entsteht die Rechnung direkt aus den dokumentierten Behandlungen, nicht parallel dazu.

3. Beihilfe- und PKV-Sätze verwechselt

Für beihilfeberechtigte Patienten gelten die Höchstbeträge der Beihilfevorschriften (BBhV bzw. Landesbeihilfeverordnungen) — und die weichen bei vielen Ziffern von den üblichen PKV-Erstattungssätzen ab. Wer denselben Satz für alle abrechnet, produziert entweder Erstattungslücken beim Patienten oder verschenkt Honorar. Die Abrechnungsart gehört in die Patientenakte, damit der richtige Satz automatisch gezogen wird.

4. Lückenhafte Rechnungsnummern

Rechnungsnummern müssen fortlaufend und nachvollziehbar sein — Lücken im Nummernkreis sind ein klassischer Befund bei Betriebsprüfungen. Das passiert schnell, wenn Rechnungen in der Textverarbeitung entstehen und eine Datei gelöscht wird. GoBD-konforme Software vergibt die Nummer erst bei der Festschreibung und garantiert die Lückenlosigkeit je Jahr.

5. Nachträgliche Änderungen an gestellten Rechnungen

Eine bereits gestellte Rechnung „mal eben" korrigieren und neu ausdrucken — steuerrechtlich ist das ein Problem: Festgeschriebene Rechnungen müssen unveränderbar bleiben (GoBD). Der korrekte Weg ist Storno plus Neuanlage, mit nachvollziehbarem Bezug. Wer das von Hand diszipliniert durchhalten will, braucht starke Nerven; Software kann Änderungen an festgeschriebenen Rechnungen schlicht verweigern.

6. Fehlende Zahlungsübersicht und Mahnroutine

Offene Posten geraten in kleinen Praxen leicht aus dem Blick — nicht aus Nachlässigkeit, sondern weil zwischen Behandlung, Doku und dem nächsten Termin schlicht keine Zeit für Buchhaltung bleibt. Eine einfache Offene-Posten-Liste mit Zahlungsstatus und ein zweistufiges Mahnwesen holen im Schnitt mehrere Honorare pro Quartal zurück, die sonst versanden.

7. Diktat und Doku landen nicht in der Abrechnung

Der teuerste Fehler ist der unsichtbarste: Leistungen, die erbracht, aber nie abgerechnet werden, weil die Dokumentation abends im Stapel liegen bleibt. Je kürzer der Weg von der Behandlung zur Rechnung, desto weniger geht verloren. Als Faustregel: Wenn zwischen Behandlungsdokumentation und fertiger Rechnung mehr als eine Minute liegt, hat der Prozess Luft nach oben.

Fazit

Keiner dieser Fehler erfordert mehr Fachwissen — nur einen Prozess, der Dokumentation, GebüH-Katalog und Rechnung zusammenhält. praxifun wurde genau dafür gebaut: Behandlungsbuch mit GebüH/GOÄ-Ziffern, Rechnung mit einem Klick aus der Behandlung, GoBD-konforme Nummernvergabe und Mahnwesen inklusive. Lassen Sie es sich zeigen — 30 Minuten Demo online, unverbindlich und kostenlos.