Hinter den Kulissen

praxifun verwaltet das Sensibelste, was eine Praxis hat: die Daten Ihrer Patienten. Dokumentation, Diagnosen, Kontaktdaten, Rechnungen. Wer so etwas aus der Hand gibt, hat ein Recht darauf zu wissen, wohin es geht und wie es geschützt wird.

Diese Seite erklärt das. Sie brauchen keine IT-Kenntnisse, um sie zu verstehen. Und Sie sollen danach in der Lage sein, Ihrem Patienten oder Ihrem Datenschutzbeauftragten in zwei Sätzen zu sagen, warum die Daten bei praxifun gut aufgehoben sind.

1. Der Aufbau: praxifun als Haus gedacht

Stellen Sie sich praxifun als ein Gebäude vor, in dem verschiedene Räume verschiedene Aufgaben haben.

Der Empfang ist das, was Sie sehen: die Oberfläche im Browser. Termine, Karteikarten, Rechnungen. Sie installieren dafür nichts. Kein Programm auf dem Praxisrechner, keine Updates, die Sie selbst einspielen müssen, keine Datensicherung, an die Sie denken müssen. Ein Browser und Internet reichen — am Praxisrechner genauso wie am Tablet im Behandlungszimmer.

Die Eingangsschleuse prüft jeden, der hereinkommt. Sie sorgt dafür, dass die Verbindung zwischen Ihrem Browser und praxifun verschlüsselt ist (das kleine Schloss in der Adresszeile) und dass automatisierte Anfragen aus dem Netz gar nicht erst bis zu den eigentlichen Daten vordringen.

Die Sachbearbeitung ist der Teil, der die eigentliche Arbeit macht: prüfen, ob Sie zu dieser Praxis gehören, ob Sie diesen Datensatz sehen dürfen, Rechnungen rechnen, Dokumente erzeugen.

Der Aktenkeller ist die Datenbank. Dort liegen die Daten — sortiert, gesichert und, wo es um Personendaten geht, verschlüsselt.

Die Werkstatt nebenan erledigt alles, was dauert und Sie nicht warten lassen soll: PDF-Rechnungen bauen, E-Mails und Terminerinnerungen verschicken, Serienaufgaben abarbeiten. Das läuft im Hintergrund, während Sie weiterarbeiten.

Diese Räume sind bewusst voneinander getrennt. Das klingt nach Detail, ist aber der Kern: Wenn ein Teil erneuert oder repariert werden muss, wird nur dieser Teil angefasst. Das Haus bleibt stehen.

Jede Praxis hat ihren eigenen Trakt

praxifun ist ein System, das viele Praxen gleichzeitig nutzen. Getrennt werden sie nicht durch Absprache oder Disziplin, sondern technisch: Jede Anfrage an die Datenbank trägt die Kennung Ihrer Praxis mit sich. Ein Datensatz ohne diese Kennung wird nicht ausgeliefert. Es gibt in der Oberfläche keinen Weg — auch keinen versehentlichen — zu den Daten einer anderen Praxis.

Die Server stehen in Deutschland

praxifun läuft auf Servern der Hetzner Online GmbH in Deutschland — im Rechenzentrum Nürnberg, mit dem Ausweich- und Sicherungsstandort Falkenstein. Keine US-Cloud. Patientendaten verlassen Deutschland nicht.

Eine Ausnahme gehört dazu, weil Halbwahrheiten hier nichts verloren haben: Der E-Mail-Versand läuft über die Proton AG in der Schweiz. Für die Schweiz hat die EU-Kommission die Angemessenheit des Datenschutzniveaus festgestellt (Art. 45 DSGVO) — rechtlich steht sie damit der EU gleich. Wer das nicht möchte, kann in den Einstellungen einen eigenen Mailserver hinterlegen; dann entfällt auch dieser Weg. Alle Empfänger stehen namentlich im Auftragsverarbeitungsvertrag.

Was mit der KI-Unterstützung passiert

praxifun kann beim Dokumentieren Struktur und passende Abrechnungsziffern vorschlagen. Dafür geht der Text an einen Sprachmodell-Anbieter, die Mistral AI SAS in Frankreich — also innerhalb der EU. Auch das steht namentlich im AVV.

Wichtig ist die Bedingung: Das passiert nur, wenn der betroffene Patient ausdrücklich eingewilligt hat. Ohne diese Einwilligung wird nichts übermittelt, und die übrigen Funktionen laufen unverändert weiter. Sie prüfen jeden Vorschlag und übernehmen oder verwerfen ihn — entschieden wird in der Praxis, nicht vom Modell.

2. Sicherheit: die Schlösser im Detail

Verschlüsselung auf dem Weg. Alles, was zwischen Ihrem Browser und praxifun hin- und hergeht, ist verschlüsselt. Niemand im WLAN der Praxis, im Hotelnetz oder beim Internetanbieter kann mitlesen.

Verschlüsselung im Ruhezustand. Alle patientenbezogenen Daten liegen zusätzlich verschlüsselt in der Datenbank (DSGVO Art. 9). Selbst wer sich physisch eine Kopie der Datenbankdatei beschaffen würde, sähe dort keine Namen, sondern Zeichensalat.

Rechte statt Vertrauen. Nicht jeder in der Praxis sieht alles. Empfang, Behandlung und Verwaltung haben unterschiedliche Rollen mit unterschiedlichen Rechten. Das schützt nicht nur vor Missbrauch, sondern vor dem viel häufigeren Fall: dem Versehen.

Schutz vor automatisierten Angriffen. Anmeldeversuche und öffentlich erreichbare Funktionen wie die Online-Terminbuchung sind begrenzt. Wer es mit Massenanfragen versucht — um Passwörter zu raten oder den Kalender mit Fantasieterminen zu fluten —, wird ausgebremst, bevor Schaden entsteht.

Nachvollziehbarkeit der Dokumentation. Behandlungsdokumentation muss nachträglich erkennbar machen, was wann geändert wurde (§ 630f BGB). praxifun protokolliert Änderungen entsprechend. Im Streitfall ist das Ihr Rückhalt, nicht Ihr Risiko.

Schwachstellen werden aufgeschrieben, nicht weggelächelt. Jeder Sicherheitsbefund — aus eigener Prüfung, aus Meldungen, aus Updates — landet in einem Register mit Bewertung und Status. Nichts verschwindet in einer Gedächtnisnotiz.

Und wenn ich diktieren will?

praxifun selbst nimmt keinen Ton auf und verarbeitet keine Sprache. Eine serverseitige Spracherkennung ist das heikelste denkbare Verfahren. Es wird deshalb nichts aufgenommen und nichts zu einer Spracherkennung verschickt.

Diktieren können Sie trotzdem — aber bewusst getrennt vom System: über die Diktierfunktion Ihres eigenen Geräts, also die Mikrofontaste auf der Tastatur von Telefon oder Tablet. Die Umwandlung in Text passiert dort, im Gerät. In praxifun landet am Ende genau das, was auch beim Tippen ankommt: Text.

Diese Trennung ist Absicht. Sie hält die heikelste Datenart — die Stimme des Patienten im Behandlungszimmer — komplett aus dem System heraus.

Ein ehrlicher Hinweis dazu: Was Ihr Gerät bei der Diktierfunktion mit der Aufnahme macht, entscheidet der Hersteller Ihres Telefons oder Tablets, nicht praxifun. Manche Geräte erkennen Sprache lokal, andere schicken sie an den Hersteller. Wenn Sie im Behandlungskontext diktieren wollen, lohnt ein Blick in die Einstellungen Ihres Geräts — wir sagen Ihnen gern, worauf Sie achten müssen.

3. Produktionssicherung: was läuft, während Sie schlafen

Sicherheit ist die eine Hälfte. Die andere ist: Am Montag um acht muss der Kalender da sein.

Datensicherung. Die Daten werden regelmäßig gesichert — verschlüsselt und an einem anderen Ort als das laufende System. Ein Backup, das noch nie zurückgespielt wurde, ist kein Backup, sondern eine Hoffnung. Deshalb wird die Rücksicherung geprüft, nicht nur eingerichtet.

Überwachung. Erreichbarkeit, Fehlerhäufigkeit, Speicherplatz, Hintergrundaufgaben: Das System meldet sich selbst, wenn etwas aus dem Ruder läuft. Im Idealfall weiß der Betreiber von einer Störung, bevor Sie sie bemerken.

Updates mit Anlauf. Neue Funktionen und Sicherheitsaktualisierungen gehen zuerst auf ein Testsystem, das dem echten entspricht. Erst wenn es dort läuft, geht es in die Praxis. Sicherheitsrelevante Updates haben Vorfahrt.

Eine Bauakte für Entscheidungen. Jede grundlegende technische Entscheidung wird schriftlich festgehalten: was entschieden wurde, warum, und welche Alternativen verworfen wurden. Das klingt bürokratisch, hat aber einen sehr praktischen Zweck — auch in zwei Jahren ist noch nachvollziehbar, warum etwas so gebaut ist, und es kann sauber weiterentwickelt oder korrigiert werden.

Wenn doch etwas passiert. Kein System der Welt ist unverwundbar, und wer das behauptet, hat entweder nicht nachgedacht oder sagt nicht die Wahrheit. Der Unterschied liegt darin, was ein Fehler anrichten kann. Bei praxifun ist die Antwort: Er kostet im schlimmsten Fall Zeit, aber nicht Ihre Daten.

Ein Ansprechpartner, kein Ticketsystem. Bei Fragen und Störungen erreichen Sie den Support montags bis freitags von 10 bis 16 Uhr — per E-Mail, auf Wunsch per Rückruf. Sie landen nicht in einer Warteschleife, sondern beim Entwickler. Bei praxifun zahlen Sie für genau das: den Service, nicht die Lizenz.

Kurz gesagt

  • Ihre Praxis hat ihren eigenen, technisch getrennten Bereich.
  • Die Server stehen in Deutschland; Patientendaten verlassen das Land nicht.
  • Alle patientenbezogenen Daten sind unterwegs und im Speicher verschlüsselt.
  • KI-Vorschläge laufen über einen EU-Anbieter und nur mit ausdrücklicher Einwilligung des Patienten.
  • Es wird keine Sprache aufgenommen oder verarbeitet — Diktat bleibt Sache Ihres Geräts.
  • Gesichert, überwacht und getestet wird laufend — nicht bei Gelegenheit.
  • Und wenn Sie wissen wollen, wie etwas davon genau funktioniert: fragen Sie einfach nach. Diese Seite existiert, weil die Antwort nichts ist, was man verstecken müsste.

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